„Witam” i dalej nie czytam. Czyli w gąszczu oficjalnych maili
Każdy z nas boryka się z tym samym problemem: jak napisać dobry mail i nie zrobić żadnej gafy? W szkole uczono nas jak pisać staromodne listy i opowiadania, a nie maile. Nic dziwnego zatem, że my, młodzi, stresujemy się, gdy musimy napisać oficjalny e-mail. Oto przychodzę z pomocą i przedstawiam 8 bezcennych rad, które musisz znać, pisząc listy XXI wieku, czyli maile:
1.
Nie zaczynamy maili od słowa „Witam”
Ta forma zakłada wyższość nadawcy nad odbiorcą. Słowo „witam” bardziej pasuje do przywitania gości w domu niż do rozpoczęcia korespondencji z ważną personą. Wartościuje piszącego jako gospodarza, jednocześnie, z automatu, umniejszając odbiorcy maila. Najlepiej zatem zacząć swojego maila od „Szanowny Panie”, można też na spokojnie użyć tytułu naukowego lub też starego, dobrego „Dzień dobry” (nie „Dobry wieczór”, wieczorem maili nie piszemy).
2.
Interpunkcja na początku
Na początku maila, po zwrocie grzecznościowym, który jak już wiemy, nie może być słowem „witam”, należy postawić przecinek. Warunek jest jeden: pierwszy wers wiadomości rozpoczynamy wtedy małą literą. Natomiast, gdy po zwrocie grzecznościowym damy wykrzyknik, wówczas wolno nam zacząć pierwsze zdanie od wielkiej litery. W obu przypadkach kontynuację po przywitaniu, zapisujemy w nowym wierszu.
3.
Bez tematu nie ma dobrego maila
Zawsze, ale to zawsze, wpisujemy temat naszego maila. Odbiorca wtedy może, bez otwierania maila, spodziewać się, w jakiej sprawie piszemy. Mamy pewność, że w natłoku pełnej skrzynki pocztowej nie przeniesie naszej wiadomości do kosza, bo już wie, że nie jest to zwykły spam czy pomyłka.
4.
Interpunkcja przy zakończeniu
Gdy zbliżamy się ku końcowi naszego maila, użyjmy zwrotów: „Z poważaniem” czy „Z wyrazami szacunku”. „Pozdrawiam” obecnie straciło na swej oficjalnej wartości, bardziej pasuje do osobistych kontaktów (np. w rozmowie prosimy, by ktoś pozdrowił daną osobę), w oficjalnych mailach ten zwrot właściwie nic nie znaczy. Ważne jest to, że po grzecznościowym pożegnaniu NIE stawiamy przecinka, przechodzimy do kolejnego wiersza, w którym podpisujemy się imieniem i nazwiskiem. Jeśli ktoś jest bardzo przywiązany do używania znaków interpunkcyjnych na końcu zdania, językoznawcy w tym przypadku dopuszczają użycie średnika.
5.
Emotikonki zostaw na facebooku
W rozmowie z Profesorem lub inną ważną osobą, najlepiej nie używać niepotrzebnych ozdobników. Lepiej unikać wykrzykników, emotikon, kolorowego tekstu czy wymyślnych czcionek. Należy też wystrzegać się skrótowców.
6.
Nie krzyczymy w mailach
Oznacza to, że nie używamy tzw. CAPS LOCKA. Najczęściej odbiorca zrozumie to w taki sposób, że nadawca chce w bardzo agresywnym tonie przekazać nam informację. W skrócie: przestrzegamy netykiety.
7.
Profesor to Profesor, a nie Doktor habilitowany
Używamy tytułów należnych do danej osoby, z którą mailujemy. Jeśli odbiorca jest Profesorem, to nie piszemy do niego „Panie Magistrze” i odwrotnie. Jest to wyraz braku szacunku dla odbiorcy. Warto zatem, zanim zaczniemy korespondować z takimi personami, sprawdzić, jakie dokładnie mają tytuły naukowe.
8.
Liczne literówki
Sprawdzamy maile przed wysłaniem. Ja wiem, że czas goni nas wszystkich, ale przeczytanie maila zajmuje minutę. Może nas to uratować przed głupim błędem ortograficznym lub zbędną literówką, która zaburzy profesjonalny obraz naszego maila.
Połamania wirtualnych piór!
Autor: Aleksandra Stefanowicz
Zdjęcie: archiwum własne
